Work Smart einführen – Was funktioniert, was funktioniert nicht?

Work Smart einführen – Was funktioniert, was funktioniert nicht?

Die Work Smart Initiative (WSI) hat sich zum Ziel gesetzt, die Schweizer Wirtschaft bei der digitalen Transformation zu begleiten und Organisationen bei der Umsetzung von flexiblen Arbeitsformen zu unterstützen. Zahlreiche Studien, darunter auch die von der Work Smart Initiative in Kooperation mit Forschungspartnern durchgeführte (Weichbrodt et al. 2016), zeigen, dass flexible Arbeitsformen kontinuierlich zunehmen – wenn auch etwas zögerlich.

Herausforderungen bei der Einführung und Etablierung von Work Smart

Es reicht jedoch nicht aus lediglich zu entscheiden, welche neuen Technologien oder Konzepte eingeführt werden sollen. Besonders die nachhaltige Etablierung von Work Smart (und damit die Akzeptanz durch die Mitarbeiter) stellen viele Entscheider und Mitarbeitende Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen, wie z.B.:

  • Wie lassen sich Mitarbeiter von der Nützlichkeit überzeugen?
  • Wie können diese nicht nur über erfolgsversprechende sondern auch über weniger erfolgsversprechende Arbeitsweisen informiert werden?
  • Wie lassen sich neue erfolgsversprechende Arbeits- und Zusammenarbeitsweisen etablieren?
  • Wie lassen sich passende Rahmenbedingungen für flexible Arbeitsformen finden?

Über die Studie

Vor diesem Hintergrund ist es das Ziel der von der Work Smart Initiative zusammen mit der Information Management Research Group (IMRG) der Universität  Zürich durchgeführten „Smart Work Studie 2016“ (Viele Wege - ein Ziel),  einen Überblick über verschiedene innovative und gängige Methoden zu geben, die der erfolgreichen Etablierung von flexiblen Arbeitsformen dienen.

Im Rahmen der Studie sind im Juli und August 2016 insgesamt 26 Mitarbeiter in unterschiedlichen Rollen aus neun Schweizer Unternehmen im Rahmen von semi-strukturierten Interviews befragt worden. Die Interviews dienten dazu, die individuellen Sichtweisen auf Work Smart, insbesondere auf Methoden zur Etablierung, zu erfassen und zu einer reichhalten Darstellung der Wirkungsweisen zu kombinieren. Zwei Interviews mit international führenden Forscherinnen dienen dazu, das Vorgehen der Unternehmen zu reflektieren.

Ergebnisse der Studie

Aus einer umfassenden Aufstellung mit über 30 Methoden wurden 8 Methoden zur Präsentation in dieser Studie ausgewählt:

  • Schulungen und Infoveranstaltungen
  • Informieren
  • Hierarchie-übergreifende Kommunikation (C-Level-Chat)
  • Weisungen & Social Guidelines
  • Partizipative Unternehmensführung
  • Buddy System
  • Reverse Mentoring
  • Pilotierung

Die Methoden wurden kurz vorgestellt und daran anschließend mittels Erfolgsfaktoren und etwaigen Hürden bewertet. Die Studie zeigte, dass alle Unternehmen auf einen Mix von Methoden zur Einführung ihrer Work Smart-Angebote setzten. Die Kombination einzelner, sich ergänzender Methoden kann dazu beitragen, dass eine Vielzahl von unterschiedlich denkenden Mitarbeitern angesprochen wird. Daneben gilt es bei der Auswahl der Methoden natürlich auch die Strukturen und die Kultur im eignen Unternehmen zu beachten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es in jeder Hinsicht auf den richtigen Mix an Methoden passend zum Kontext der Organisation ankommt. Es gibt nicht die eine Methode, so wie es auch nicht die eine Organisation gibt.

Fallstudien der Studie

Die Fallstudien bieten so einen wichtigen Einblick in den Kontext, in welchem die Methoden erfolgreich waren. In der Studie werden Fallstudien von den folgenden sieben Schweizer Unternehmen vorgestellt:

  • Allianz SE
  • Bundesamt für Raumentwicklung ARE
  • Haufe umantis AG
  • Stadtverwaltung Lenzburg
  • OBT AG
  • Raiffeisen Schweiz Genossenschaft
  • Zürcher Kantonalbank

Die Fallstudien beschreiben jeweils die Treiber und Ziele der jeweiligen Organisation Work Smart einzuführen oder weiter zu etablieren, es werden die Ausprägungen von Work Smart und deren Anwendungen aufgezeigt und die Methoden zur Einführung oder Etablierung von Work Smart skizziert. Die Fallstudien schließen mit Erfahrungen, Lehren und Auswirkungen von Work Smart im Arbeitsalltag der Menschen in den Organisationen.

Die Studie wird der Öffentlichkeit an der Work Smart Week 2016 präsentiert, Termine in Bern, St. Gallen und Vernier, zwischen dem 12. Und 15. September finden Sie hier.

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