Die (Arbeits-)Welt der Bundesverwaltung

Christine Loward, Architektin bei der Bundesverwaltung, über Work Smart bei der Bundesverwaltung

Ich habe an der ETH Architektur studiert. Zwischen 2008 und 2013 habe ich für den Immobiliensektor der Post in der strategischen Projektentwicklung gearbeitet. Dabei haben wir uns auch mit der Gestaltung der Büros, neuen Arbeitsformen, der Wirtschaftlichkeit dieser Modelle und dem Gefühl der Mitarbeitenden in diesen neuen Arbeitsräumen auseinandergesetzt. 2017 habe ich schliesslich meine Arbeit bei der Bundesverwaltung begonnen.

Da ich in diesen Bereichen ausserhalb der Verwaltung viel Erfahrung gesammelt habe, beschloss ich, Teil der Work-Smart-Gruppe zu werden. Für meine Kollegen war es besonders interessant, mit einer weiblichen Architektin – ich war die erste in der Gruppe – und Mitarbeiterin der Eidgenössische Finanzkontrolle EFK zusammenzuarbeiten. Seither konnte ich natürlich sehr viel Praxiserfahrung sammeln.

Dieses Jahr haben wir in der Gruppe zum ersten Mal einen Workshop mit gut fünfzig Mitgliedern des Bundes zum Thema «Work Smart» veranstaltet. Die Gespräche zeigten, dass für verschiedene Themen wie beispielsweise Home Office, Multi-Space-Konzepte und Tools für Zusammenarbeit grosses Interesse besteht.

Auf dem langen Weg in Richtung "Work Smart"

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Die Bundesverwaltung bietet ihren Mitarbeitenden zwar noch keine Möglichkeit, in einem Gebäude ausserhalb ihrer Einheit zu arbeiten. In Zukunft könnte es aber machbar sein. Manche Bundesämter, etwa das EPA, das ARE, das BFE und das BIT, bieten bereits fortgeschrittene Flexibilisierungsmodelle an, die die verpflichtende Anwesenheit im Büro auf ein Minimum reduzieren und den Mitarbeitenden so ermöglichen, sich selbstständig zu organisieren – was auch sehr geschätzt wird.

Dass die Bundesverwaltung in zahlreichen Orten in der Schweiz vertreten ist, macht übrigens auch das Konzept der «Work Hubs» besonders attraktiv. Dank Work Hubs haben Mitarbeitende bei Geschäftsreisen einen Arbeitsplatz vor Ort oder sie können sogar regelmässig ausserhalb ihrer Einheit arbeiten, wenn sich ein anderer Work Hub näher bei ihrem Wohnort befindet. Ein erster Schritt in diese Richtung war, dass die Einführung solcher «Hubs» als Ziel in der Personalstrategie definiert wurde: Unter der Voraussetzung, dass Sicherheit und die Zutrittsberechtigungen geregelt sind, könnte das Konzept schon bald umgesetzt werden.

Unterschiedliche Reaktionen der Mitarbeitenden

Die Einführung neuer Arbeitsmethoden und -prozesse ist immer eine Herausforderung für die betroffenen Personen: Solche Änderungen müssen gut vorbereitet und begleitet werden, damit sie bei den Mitarbeitenden nicht auf Widerstand stossen. Die Work-Smart-Prinzipien beziehen sich jedoch nicht nur auf den Arbeitsplatz. Den Rückmeldungen an unsere Gruppe zufolge werden diese anderen Prinzipien in den Einheiten, die sie umgesetzt haben, sehr positiv aufgenommen. Wichtig dabei ist auch, dass sich die Direktion stark einbringt. Sie muss in so einem Veränderungsprozess mit Beispiel vorangehen – nicht nur, was den Arbeitsplatz angeht, sondern auch die Arbeitskultur: Kontrolle war gestern, heute setzen wir verstärkt auf Vertrauen.

Die ersten Reaktionen auf eine Umgestaltung des Büros und eine Entpersonalisierung der Arbeitsplätze sind oft zwiespältig, während die Reaktionen auf die Flexibilisierung und die Möglichkeit, ausserhalb des Büros oder in einem Coworking Space zu arbeiten, sehr viel positiver ausfallen.

In Bezug auf den Trend zu entpersonalisierten Arbeitsplätzen – für viele Mitarbeitende vermutlich der schwierigste Punkt – muss betont werden, dass es bei Work Smart nicht darum geht, die Arbeitsfläche zu reduzieren, sondern sie so umzugestalten, dass sie vielseitiger genutzt werden kann. Das bedeutet, dass es für die Mitarbeitenden möglich sein muss, je nach Erfordernissen ihrer Aufgaben den Arbeitsplatz zu wechseln.

Die bisherigen Studien zeigen, dass die Mitarbeitenden umso zufriedener sind, je unterschiedlicher die Arbeitsplätze sind. Das steigert natürlich auch ihre Produktivität und freut die Arbeitgeberin.

Interview im "a propos"

Die Vollversion dieses gekürzten Texts ist erstmals erschienen als Interview von Laurent Sester im «a propos», der Hauszeitung der Parlementsdienste, Ausgabe September 2019.