Intelligente und agile Zusammenarbeit – auch eine Frage der Tools

Telearbeit, Coworking, flexible Arbeitszeiten oder Teilzeitarbeit: Es mangelt nicht an neuen Arbeitsformen, die die Balance zwischen Beruf und Privatleben fördern. Neue Arbeitsweisen stellen jedoch eine grosse Herausforderung für die Arbeitgeber*innen dar. Wie man vermeiden kann, dass flexible Arbeitsregelungen durch eine schlechte Organisation untergraben werden.

In diesem Beitrag werden die besten Instrumente für eine effektive Zusammenarbeit vorgestellt. Wenn diese Tools es Ihnen ermöglichen, ortsunabhängig zu arbeiten und dabei produktiv zu sein, können Sie sie natürlich auch in einer traditionellen Arbeitsumgebung einsetzen.

Projektleitung

Die beste dezentrale Projektmanagement-Software befindet sich in der Cloud, so dass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Die meisten von ihnen ermöglichen es, die mit dem Projekt zusammenhängenden Dokumente zu zentralisieren und die erledigten und zu erledigenden Aufgaben rechtzeitig zu lokalisieren, so dass ein guter Überblick über das Projekt behaltet werden kann.

Trello

Es gibt eine grosse Anzahl guter dezentraler Pakete mit Projektmanagement-Software. Eines der bekanntesten ist sicherlich Trello, das den Erfolg seiner attraktiven Aufmachung, seiner einfachen Zugänglichkeit und der Integrationsmöglichkeit vieler externer Anwendungen verdankt. Monday, eine weitere App, ist besser organisiert und konzentriert sich auf Projekte entlang einer Zeitachse.

Kommunikation

Für die Kommunikation innerhalb eines Teams ist es entscheidend, das richtige Werkzeug zu finden, um mindestens drei Aufgaben zu erfüllen: direkt über das beste Medium kommunizieren zu können, Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt zwecks Austausch zu haben und Dokumente schnell untereinander teilen zu können. Im Idealfall sollten diese Funktionen in Gruppen oder in der direkten Kommunikation eingesetzt werden können.

In der Praxis hat sich Slack seit einiger Zeit in digitalen Agenturen etabliert und gewinnt in anderen Bereichen rasant an Bedeutung. Diese Software, ist ideal für die dezentrale Teamarbeit, erfordert aber eine gewisse Eingewöhnungszeit von den Anwenderinnen und Anwender. Eine gute Alternative zu Slack könnte Twist sein.

Slack

Natürlich ist es auch möglich, traditionellere Messaging Tools wie WhatsApp oder Telegram zu verwenden, wenn diese den Anforderungen an die Kommunikation gerecht werden.

Dokumentenmanagement

Die gemeinsame Nutzung und Verwaltung digitaler Dokumente ist Teil des täglichen Lebens einer jeden Person, die mit einem Computer arbeitet. Gerade, wenn man sich weniger häufig austauscht, ist es notwendig, Dokumente so effizient wie möglich zu organisieren und sicher zu teilen.

Zu diesem Zweck haben sich Anwendungen wie Sharepoint oder Dropbox in Schweizer Unternehmen bereits stark etabliert, ebenso auch Google Drive. Diese Tools ermöglichen es mehreren Personen, an derselben Datei zu arbeiten, was bei Remote Meetings sehr nützlich ist.

Sicherheit

Egal, wofür Sie sich entscheiden: Bei all diesen Anwendungen ist es wichtig, die Sicherheit nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Es empfiehlt sich, Apps zu wählen, die die Daten in der Schweiz hosten und eine optimale Sicherheit gewährleisten. Für sensible Daten ist es bei der ortsunabhängigen Arbeit wichtig, ein sicheres VPN zu verwenden, um Datendiebstahl zu verhindern.

Bei der Wahl der Instrumente will also Vorsicht gewaltet werden, wenn man sich auf eine flexible Arbeitsweise vorbereitet und effektiv bleiben möchte. So wird es wirklich möglich, ein besseres Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben geniessen zu können – ohne Risiken.

 

Über den Autor

Mirko Humbert ist Grafikdesigner, Webentwickler und Blogger. Er ist Mitglied im Vorstand der Swiss Tech Association, einem Verband, der sich für den intelligenten Einsatz von Technologien in Schweizer Unternehmen und Start-ups einsetzt.