Vom flexiblen zum smarten Arbeiten

Wie können neue Arbeitsmethoden implementiert werden? Gibt es Empfehlungen, die sich für jede Unternehmung eignen? Was muss bei der Transformation beachtet werden, damit das Resultat den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den heutigen gesellschaftlichen Normen entspricht? Es folgen einige Inputs dazu. 

Was ist Smart Working? 

Ziel ist es, die wichtigsten Aspekte des Arbeitsumfeldes wie Raum, Technologien und Unternehmenskultur zusammenzuführen. Smart Working wird so zu einem strategischen Instrument und einem Hebel für Leistung und Attraktivität des Unternehmens. Vor allem muss der Arbeitsplatz ein Ort sein, der Interaktion, Kreativität sowie Innovation fördert. Um dies zu erreichen, werden multifunktionale Einrichtungen installiert, die eine nomadischen, vernetzten und flexiblen Umgebung ermöglichen und prägen – so, dass Mitarbeitenden zu den für sie passenden Tageszeiten an den für sie geeignetsten Ort arbeiten können. In diesem Zusammenhang verändern sich auch die hierarchischen Beziehungen. Mitarbeitende sollen mehr Autonomie erhalten und mehr Verantwortung übernehmen. Es gilt, sie in diesem Veränderungsprozess zu begleiten und dabei auch soziologische und psychologische Aspekte miteinzubeziehen.

Ein multidisziplinäres Projekt

Ein Smart–Working–Projekt ist ein echtes Geschäftsprojekt mit vielen Facetten. Die Organisation von Raum und Infrastruktur muss perfekt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sein, um sie in ihren Aufgaben optimal zu unterstützen. Es müssen Begegnungszonen eingerichtet werden, die sowohl den formellen als auch den informellen Austausch und damit die interdisziplinäre Zusammenarbeit ermöglichen. Ein solider Digitalisierungsplan verbessert die Zusammenarbeit und optimiert das Arbeitszeitmanagement. Die physische Umgebung gewinnt wieder an Bedeutung: Sie wird zum Ort der Verbindung, die notwendig ist, um ein Gefühl von Gemeinschaft zu schaffen und eine gemeinsame Vision zu ermöglichen. 

All diese Aspekte sind voneinander abhängig und sollten gleichermassen berücksichtigt werden, damit ein solches Projekts gelingen kann. Das Konzept muss implementiert werden im Verständnis, dass sich eine Organisation und ihre Arbeitswelt kontinuierlich weiterentwickeln und anpassen müssen. Die Schwierigkeit besteht darin, sich dem Drang und der Überzeugung zu widersetzen, so zu arbeiten, «wie man es immer getan hat».

Dazu gehört unter anderem:

• Durchführung einer tiefgründigen Analyse der Bedürfnisse und Unternehmensprozesse, einer technischen Machbarkeitsstudie sowie eines Möbel- und Technologieinventars 
• Durchführung von Pilotprojekten mit speziell ausgewählten Teams in einem eingeschränkten Umfeld, jedoch über einen Zeitraum, der genügend aussagekräftig ist 
• Festlegen klarer Prozesse und Dokumentationen, wie diese neuen Arbeitsmethoden innerhalb der Unternehmung angewendet werden 
• Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen, die eine ähnliche Transformation durchlaufen haben 
• Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten, die jedem Mitarbeitenden, Manager und jeder beteiligten Abteilung (HR, IT etc.) zugeordnet sind, um das Projekt zum Erfolg zu führen 
• Erstellung eines Kommunikationsplans zur Schaffung eines günstigen Klimas sowie eines Massnahmenplans, der es jedem ermöglicht, die Herausforderungen des Projekts zu erkennen und sich in die neuen Arbeitsmethoden einzuarbeiten 
• Implementierung von Tools zur Messung von Produktivität, Leistung und entstandenen Kosteneinsparungen 

Der Zyklus von Smart Working 

Nach der Einführung gilt es, das Konzept fortzusetzen, indem man diese Transformation nicht als ein einzelnes Projekt betrachtet, sondern als einen Prozess, der kontinuierlich angepasst und weiterentwickelt werden muss. Die Ziele und Bedürfnisse müssen ständig neu bewertet werden, um optimal auf Veränderungen im Unternehmen reagieren zu können. Statt Anforderungen und Erwartungen gibt es Inspirationsquellen für ein Umfeld, das beste Arbeitserfahrungen ermöglicht.  

Smart Working ist eine weitreichende Transformation, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht und die technologischen, kulturellen und strategischen Dimensionen des Unternehmens aufeinander abgestimmt werden.