Rechtliche Fallstricke bei der Verrichtung von Home Office-Arbeit

Home Office-Arbeit gewinnt bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zunehmend an Beliebtheit. Auch Arbeitgeber sehen darin ein enormes Potential. Dadurch wird nicht nur die zu leistende Arbeit örtlich flexibel gestaltet, sondern auch die Produktivität und die Lebensqualität der Mitarbeitenden erhöht. Jedoch geht vielfach dabei vergessen, dass sich eine Reihe von rechtlichen Fragen stellen, wenn von zu Hause aus gearbeitet werden soll. Die nachfolgenden Ausführungen bieten eine Übersicht zu den wichtigsten rechtlichen Aspekten bei Home Office-Arbeit und zeigen auf, wie diese geregelt werden können.

Welche rechtlichen Fragen sind bei Home Office-Arbeit zu beachten?

Einführung von Home Office-Arbeit

Ohne eine anderslautende vertragliche Regelung, hat der Arbeitnehmer keinen rechtlichen Anspruch zu Hause zu arbeiten. Nur in Ausnahmesituationen (z.B. bei Umbauarbeiten der Büroräumlichkeiten) kann der Arbeitgeber vorübergehend Home-Office-Arbeit anordnen. Diese besondere Art der Arbeitsausführung setzt ein hohes Mass an Vertrauen, Eigendisziplin und Motivation der Arbeitnehmer voraus. Es empfiehlt sich deshalb in jedem Fall eine schriftliche Regelung zu treffen.

Kostenregelung

A. Arbeitsgeräte und Material

Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer vertraglich verpflichten, seine privaten Arbeitsgeräte (Laptop, Drucker, Büroeinrichtungsgegenstände etc.) und Materialien (insb. Papier, Druckerpatronen und Datenträger) entschädigungslos für Home Office-Arbeit zur Verfügung zu stellen. Verzichtet der Arbeitgeber eine solche Regelung vorzusehen, so ist er gesetzlich verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine angemessene Entschädigung für die eingesetzten Arbeitsgeräte und Materialien zu bezahlen.

B. Spesen (Auslagenersatz)

Im Gegensatz zur Vergütung der Kosten für Arbeitsgeräte und Materialien, sind Spesen immer zwingend durch den Arbeitgeber zu ersetzen. Sie dürfen vertraglich nicht auf den Arbeitnehmer überwälzt werden. Vorausgesetzt wird allerdings, dass die dabei entstandenen Aufwände auch tatsächlich für die berufliche Tätigkeit notwendig sind. Entscheidend ist somit die Frage, weshalb überhaupt im Home Office gearbeitet werden sollte. Wünscht ein Arbeitnehmer von zu Hause aus tätig zu sein, obwohl der Arbeitgeber ihm einen Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt, so hat er keinen Anspruch auf eine finanzielle Entschädigung. Die Situation ist dagegen anders zu beurteilen, wenn kein bzw. kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden ist und der Arbeitnehmer deshalb zwingend im Home Office arbeiten muss. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich an den Raumkosten (Miete, Strom und Heizung) und anderen Auslagen (z.B. Kommunikationskosten, Internet) zu beteiligen.

Home Office-Arbeit im Ausland

Wünscht beispielsweise ein Arbeitnehmer mit deutscher Staatsangehörigkeit, der bei einem Unternehmen in der Schweiz angestellt ist, regelmässig auch in seinem Wohnsitzstaat in Deutschland im Home Office zu arbeiten, so kann dies weitreichende finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Beträgt nämlich das in Deutschland im Home Office geleistete Pensum 25 Prozent oder mehr, so wird der Arbeitnehmer aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht so behandelt, als ob er seine Arbeitstätigkeit nur in seinem Wohnsitzstaat ausführen würde. In der Folge sind durch die Home Office-Tätigkeit sämtliche Sozialabgaben in Deutschland zu bezahlen. Will der Schweizer Arbeitgeber die in der Regel damit verbundenen finanziellen Nachteile (bspw. höhere Sozialabgaben, grösserer administrativer Aufwand, teilweise zusätzliche Lohnnebenkosten) vermeiden, so muss das zeitliche Pensum der Home Office-Tätigkeit vertraglich auf unter 25 Prozent, respektive maximal einen Tag pro Woche limitiert werden.

Gesundheitsschutz und Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Der Arbeitgeber ist ausserdem verpflichtet, für den Schutz der Gesundheit des Arbeitnehmers zu sorgen, wenn dieser von zu Hause aus arbeitet. Oftmals kann der Arbeitnehmer seine Arbeit im Home Office flexibel einteilen. Dennoch sind die Vorschriften insbesondere bezüglich Arbeits- und Ruhezeiten strikt einzuhalten (bspw. Verbot der Nacht- und Sonntagsarbeit). Die geleistete Arbeitszeit im Home Office ist minutiös zu dokumentieren (Beginn und Ende der geleisteten Arbeitszeit, Pausen etc.), sofern keine anderslautende Regelung zur Arbeitszeiterfassung getroffen wurde. Da der Arbeitnehmer nicht im Home Office durch den Arbeitgeber kontrolliert werden kann, muss der Arbeitnehmer über die zwingenden Vorschriften informiert werden.Es empfiehlt sich zu diesem Zweck, in einem Reglement die notwendigen Vorschriften zusammenzufassen.Verbindlich zu regeln ist auch, welche Arbeitsbedingungen in der privaten Arbeitsumgebung vorzuliegen haben. Hilfreich sind u.a. auch Informationen zur Gestaltung des Arbeitsplatzes zu Hause (bspw. Raum und Mobiliar).

Haftungsfragen

Im Unterschied zu der Arbeitstätigkeit in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers, liegt im Home Office eine veränderte Haftungssituation vor. Der Arbeitnehmer nimmt seine beruflichen Aufgaben in einer Umgebung wahr, die in erster Linie für private Bedürfnisse ausgerichtet ist. Es ist deshalb zwingend notwendig, konkrete Regeln zu definieren, welche Aufgaben ausserhalb der Büroräumlichkeiten erledigt werden dürfen und wie mit sensiblen Daten und Unterlagen umgegangen werden muss.

Betriebsstörungen

Obwohl der Arbeitnehmer im Home Office in der Regel selbst die erforderliche Arbeitsinfrastruktur zur Verfügung stellt, darf seine rechtliche Verantwortung dadurch nicht erweitert werden. Der Arbeitgeber organisiert mit der Arbeitsform der Home Office-Arbeit seinen Betrieb. Treten dabei Störungen (z.B. Unterbruch der Kommunikationseinrichtungen, Stromunterbruch) auf, welche der Arbeitnehmer nicht zu verantworten hat, muss der Arbeitgeber die damit verbunden Risiken tragen (insb. Lohnzahlungspflicht trotz ausbleibender Arbeit).

Empfehlung

In erster Linie gilt es zu prüfen, ob die bestehenden Arbeitsverträge und Reglemente im Betrieb die Home Office-Arbeit ausreichend regeln. Es empfiehlt sich deshalb, in einem separaten Reglement schriftlich festzuhalten, welche Regeln bei Verrichtung von Home Office-Arbeit gelten. Verzichtet der Arbeitgeber darauf, so können für ihn verschiedene nachteilige Folgen eintreten: Etwa Verstösse gegen das Arbeitsgesetz (Verstoss gegen das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot, unvollständige Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit), unzureichende Vergütung der Kosten, Lohnzahlungspflicht bei ausbleibender Leistung (im Fall von Betriebsstörungen und Sozialversicherungsabgabepflicht im Ausland bei grenzüberschreitender Home Office-Arbeit) etc.

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