So gelingt der Schritt in die moderne Arbeitswelt

Unified Communication and Collaboration (UCC) revolutioniert die Art und Weise, wie in Unternehmen kommuniziert und zusammengearbeitet wird. Damit werden Kosten gesenkt, die Produktivität gesteigert und neue Arbeitsmodelle eröffnen sich. Damit der Schritt in die moderne Arbeitswelt gelingt, muss ein kultureller Wandel im Unternehmen stattfinden. Denn nur wenn die neuen Tools auch akzeptiert und genutzt werden, kann das volle Potenzial von UCC ausgeschöpft werden.

 

Das folgende Interview erschien im CryptoMagazine 2/15. Die Fragen stellte Tanja Dahinden.

 

Welche Rolle nimmt Swisscom bei der Einführung und beim Betrieb von UCC ein?

Swisscom gehört in der Schweiz zu den Pionieren in Sachen UCC. Wir haben UCC 2010 eingeführt. Heute arbeiten 20'000 Mitarbeitende damit. Damals war UCC ein völlig neues Kommunikationsmittel, heute ein nicht mehr wegzudenkender Kommunikationskanal.

 

Welche UCC-Dienste hat Swisscom selbst schon eingeführt beziehungsweise plant sie einzuführen?

UCC wird bei uns stetig weiterentwickelt und verbessert.
Seit der Einführung nutzen die Mitarbeitenden Skype for Business. Dank Funktionen wie Desktop-Freigabe, Sofortnachrichten, PC-Telefonie, Video- und Telefonkonferenzen kommunizieren wir cleverer und immer in einem Kontext. Wenn ein Mitarbeitender eine E-Mail erhält, an einem Word-Dokument arbeitet oder ein Dokument auf SharePoint oder im Intranet sieht, kann er den Autor mittels UCC sofort kontaktieren, direkt mit ihm chatten und Fragen stellen, per Video kommunizieren oder Desktop-Inhalte teilen. Dank dem Anwesenheitsstatus weiss er auch immer, ob sein Gegenüber erreichbar, besetzt oder abwesend ist. Heute gehen wir zudem noch einen Schritt weiter und haben mit ≪Ask the brain≫ eine Knowledge-Networking-Umgebung geschaffen. Hier können die Mitarbeitenden Fragen zu allen möglichen Themen stellen. Sind die für die Themen definierten Experten frei, werden diese gleich angechattet und um eine Antwort angefragt.

 

Welche Veränderungen in der Kommunikation und in den Arbeitsweisen bringt UCC mit?

UCC verändert die Art der Kommunikation grundlegend.
Die Mitarbeitenden von Swisscom haben heute im Prinzip die Wahl, wo, wann und mit welchem Gerät sie arbeiten wollen. Ob im Büro, daheim, unterwegs im Zug – alles ist möglich. Telefonkonferenzen gehören heute zum Standard und ersetzen oft Präsenzmeetings. Im April 2015 wurden zum Beispiel fast 50'000 Telefonkonferenzen mit über 155'000 Teilnehmenden geführt. Collaboration ist aber weit mehr, als eine Telefonkonferenz zu starten oder den Bildschirm freizugeben.
Ich zitiere hierzu gerne eine 16-jährige lernende Kauffrau, die sehr treffend zusammengefasst hat, was sie und ihre Generation heute unter Zusammenarbeit verstehen: «Wir wollen freien Zugriff auf Information, unser Wissen finden und vor allem unser Wissen offen teilen. Wir wollen dieses Wissen vernetzen können, nicht nur intern, sondern auch mit Kunden und Partnern, also mit dem Rest der Welt. Dazu brauchen wir spontane Kommunikationsmittel, mit denen wir direkt, unabhängig und virtuell zusammenarbeiten können. Wir wollen unabhängig von Geräten arbeiten. Mein Kollege bevorzugt seinen Mac, ich arbeite gerne mit dem Ultrabook und ein anderer wiederum mit einem Tablet. Und wir müssen überall flexibel arbeiten können. Im Büro, daheim, im Restaurant, auf dem Schiff. Wherever.»
Diese Punkte beinhalten auch grob die Vision von Swisscom in Sachen Zusammenarbeit. Die Konzernleitung hat sich mit uns auf das Projekt Collaboration@Swisscom eingelassen und seinerzeit eine Reise gestartet, deren Ausgang und Weg noch nicht genau vorherzusagen waren. Es wurde nicht aufgrund eines Business Cases entschieden, den Schritt zu wagen. Wir wussten, dies würde viele Ideen im Keim ersticken. Stattdessen wurde ein mutiger Schritt hin zur grenzenlosen Zusammenarbeit getan und dem Projektteam das Vertrauen und die nötige Freiheit bei der Umsetzung zugesprochen.

 

Wie kann UCC aus einer ökonomischen Perspektive beurteilt werden?

UCC bringt auch ökonomisch Vorteile. Swisscom schätzt die Einsparungen dank UCC im Bereich der Reisekosten auf acht Millionen Franken pro Jahr und auf weitere fünf Millionen Franken pro Jahr durch die Optimierung der Büroflächen und der Access-Kosten.

 

Auf welche Arten von Widerständen stiessen Sie bei der Einführung und beim Betrieb von UCC?

Die Einführung von Kommunikations- und Kollaborationslösungen ist nicht nur ein technologisches Unterfangen.
Neue Formen der Zusammenarbeit setzen immer auch einen Kulturwandel voraus, beziehungsweise lösen einen solchen aus. UCC revolutioniert die Art und Weise der Zusammenarbeit. Dies wiederum prägt die Unternehmenskultur. Gerade deshalb sollten UCC-Projekte zur Chefsache erklärt werden. Die Unternehmensleitung muss klare Vorstellungen davon haben, wie die künftige Zusammenarbeit im Unternehmen aussehen soll. Nur mit einer verständlichen Vision gelingt es, die Mitarbeitenden von einer vernetzten Kommunikation und Zusammenarbeit zu überzeugen und flexible Arbeitsformen einzuführen. Dass solche Neuerungen nicht von heute auf morgen umgesetzt werden können, liegt auf der Hand. Bei Swisscom hat die Umstellung etwa zwei Jahre gedauert. Dabei stellte nicht die technologische Umstellung, sondern die Begleitung der Mitarbeitenden und damit das Change Management die grösste Herausforderung dar.

 

Wie hoch schätzen Sie im Zusammenhang mit UCC den Stellenwert von Schulungen beziehungsweise der Ausbildung von Mitarbeitenden ein?

Die Ausbildung der Mitarbeitenden ist das A und O. Es braucht seine Zeit, bis neue Technologien angenommen werden.
Noch länger dauert es, bis die Mitarbeitenden die Möglichkeiten der vernetzten Zusammenarbeit und Kommunikation auch tatsächlich konsequent nutzen. Basierend auf diesen Erkenntnissen hat Swisscom bereits mehrere namhafte Schweizer Grossunternehmen auf dem Weg zu einer UCC-basierten Kommunikation und Zusammenarbeit professionell begleitet – unter Einbezug der jungen Generation.

 

Welche Bedeutung messen Sie der Informationssicherheit zu?

Die Informationssicherheit ist in all unseren Projekten ein Faktor von grosser Bedeutung. Die Balance zwischen Usability und Security zu finden ist nicht immer einfach. Aufgrund technologischer Herausforderungen mussten wir beispielsweise auf den Versand von Dateien via Skype verzichten. Alle anderen Funktionen konnten wir für unsere Mitarbeitenden jedoch aktivieren, ohne Einbussen in puncto Sicherheit hinnehmen zu müssen. Bei UCC wird der Begriff ≪Sicherheit≫ aber noch viel weiter gefasst. Es gilt den Mitarbeitenden aufzuzeigen, dass UCC nicht etwa der Überwachung und Kontrolle dient, sondern zu einer vereinfachten Kommunikation und effizienteren Zusammenarbeit führt. Dies bedingt eine kulturelle Transformation. Hier spielen die Personalvertretungen und vor allem die Human Resources eine wichtige Rolle.

 

Mithilfe welcher Massnahmen und Mechanismen kann sichergestellt werden, dass Informationen im Rahmen von UCC gemäss ihrer Klassifikation behandelt werden?

Wir haben auf der Collaboration-Umgebung die Möglichkeit, Arbeitsräume zu schaffen, die nur für einen bestimmten Nutzerkreis zugänglich sind. Dort können zum Beispiel auch klassifizierte Dokumente abgelegt und damit sichergestellt werden, dass diese nicht in die Hände Unbefugter gelangen.

 

Welche Empfehlungen können Sie aufgrund Ihrer Erfahrung anderen Organisationen, die UCC einführen möchten, weitergeben?

Sehen Sie UCC nicht als technisches Projekt, sondern stellen Sie immer die Menschen in den Mittelpunkt. Denn sie sind es, die überzeugt werden müssen – und die durch die effiziente Nutzung der neuen Tools UCC erfolgreich machen.

 

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