08.06.2011

Work anywhere - zwischen Produktivität und Lebensqualität

Herausforderungen und Chancen von flexiblen Arbeitsplatzmodellen

Executive Summary

Von Gudela Grote

In dieser Broschüre wird ein Überblick vermittelt über alle wichtigen Themen, die bei der Einführung und Nutzung von grösserer Flexibilität des Arbeitsorts zu berücksichtigen sind. Die wesentlichen Aussagen werden hier zusammengefasst.

Von Telearbeit zu «Home Office»

Als erstes muss entschieden werden, welche Art von Flexibilisierung des Arbeitsortes angestrebt wird: Sollen Arbeitsplätze ausgelagert werden, so dass manche Personen ausschliesslich von zuhause arbeiten? Soll grundsätzlich mehr Mobilität möglich sein, also die Arbeit im Unternehmen, unterwegs, bei Kunden und auch zuhause erledigt werden können? Soll die Möglichkeit des teilweise von zuhause Arbeitens gegeben werden? In dieser Broschüre werden nur die beiden letzten Fragen betrachtet, also nicht die Einführung von Teleheimarbeit. Es wird auch ausdrücklich davon abgeraten, ausschliessliche Arbeit von zuhause einzuführen, da dabei die Nachteile von sozialer Isolation, geringer Eingebundenheit in Arbeitsprozesse und wenig Entwicklungsmöglichkeiten überwiegen.

Nutzen von mobiler Arbeit und zeitweiserArbeit von zuhause

Die wichtigsten Gründe, mobile Arbeit und zeitweise Arbeit von zuhause im Unternehmen zu fördern, sind reduzierte ökonomische und ökologische Kosten, erhöhte Produktivität und erhöhte Arbeitgeberattraktivität.

Die grössten Stolpersteine ...

Probleme, die bei Einführung und Nutzung von mobiler Arbeit und zeitweiser Arbeit von zuhause auftreten kön­nen, sind

  • Anwendung bei ungeeigneten Aufgaben
  • Unangemessene technische Systeme und fehlende Medienkompeten
  • Fehlende oder unklare Regeln für den Umgang mit  grösserer zeitlicher und inhaltlicher Autonomie
  • Mangelnde persönliche Eignung für den Umgang mit grösserer zeitlicher und inhaltlicher Autonomie
  • Ungenügende Abgrenzung von Berufs­ und Privatsphäre
  • Abnehmende soziale Einbindung und Identifikation mit dem Unternehmen
  • Gesundheitliche Probleme durch mangelhafte ergono­mische Gestaltung der Arbeit unterwegs oder zuhause
  • Mangelhafte Datensicherheit

...und wie man sie vermeidet

Zentral ist die Einführung von mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes nicht beiläufig oder halbherzig anzugehen. Oft kann ein zeitlich klar begrenztes Pilot projekt hilfreich sein, um erste  Erfahrungen zu sammeln, bevor eine umfassende systematische Einführung angestrebt wird. Immer  aber sind die folgenden Fragen möglichst fundiert zu beantworten:

  • Welche Art(en) von Flexibilität hinsichtlich der Wahl des Arbeitsortes sollen eingeführt  werden? Welche Erwartungen werden von Unternehmensseite daran geknüpft?
  • Bei  welchen Aufgaben und Beschäftigtengruppen  kann und soll es mehr Flexibilität geben? Gibt es gute Gründe, bestimmte Aufgaben und Beschäftigtengruppen von diesem Angebot auszuschliessen? Können diese Gründe auch nachvollziehbar an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden?
  • Sind die ausgewählten Personen – und ihre Vorgesetzten und Kollegen  –  geeignet, mit der  neuen Flexibilität um­zugehen? Welche Unterstützungsangebote und Trainings sind nötig?
  • Sind die vorhandenen technischen Systeme ausreichend und auf die neuen Arbeitsformen  angepasst? Welche Systeme sind zusätzlich nötig? Können alle Betroffenen mit den  Systemen richtig umgehen? Welche Unterstützungsangebote und Trainings sind nötig?
  • Wie sollen die neuen Arbeitsformen in den Arbeitsverträgen abgebildet werden (z.B geforderte Präsenzzeit im Unternehme, Einhaltung von täglichen Arbeitszeiten und/oder Blockzeiten auch zuhause, Leistungen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers bzgl. räumlicher und technischer Ausstattung)? Falls diese Fragen nicht im Arbeitsvertrag geregelt werden, welche andere Form der Festlegung und Kommunikation soll genutzt werden?
  • Welche Vorgaben hinsichtich Erreichbarkeit und allgemeinem Kommunikationsverhalten sollen gemacht werden? Wie kann der erhöhte Koordinationsaufwand, der durch flexibles Arbeiten entsteht, am besten bewältigt werden? Welche technischen  Systeme, Unterstützungsangebote und Trainings sind nötig?
  • Wie wird eine ergonomische Gestaltung auch der Arbeitsplätze zuhause sichergestellt? Wie viel der nötigen Ausstattung wird vom Unternehmen zur Verfügung gestellt? Welche Unterstützungsangebote und Trainings sind nötig?
  • Welche technischen Massnahmen und welche organisatorischen und Verhaltensregeln sind nötig, um die Datensicherheit zu gewährleisten? Wie sind Verantwortung und Haftung bei Verletzung der Datensicherheit geregelt? Auf was bei der Beantwortung dieser Fragen zu achten ist, wird in den folgenden Kapiteln ausführlich beschrieben.

Warum es die Mühe lohnt

Das Bedürfnis nach mehr Flexibilität ist bei vielen Beschäftigten sehr gross; lange tägliche Arbeitswege sind ermüdend, kostspielig und ökologisch unverträglich; statt in Gebäude sollte in Menschen, ihre Kompetenz, ihr Wohlbefinden und ihre Weiterentwicklung investiert werden. Dies sind gute Gründe für Unternehmen, Vorgesetzte und Mitarbeitende, mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsorts zu wagen. Die Einführung von mehr örtlicher Flexibilität wird nicht von heute auf morgen erfolgreich gelingen. Wir sind zuversichtlich, dass das hier zusammengetragene Wissen die Chancen auf Erfolg beträchtlich erhöht.

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