Questions juridiques en lien avec le travail en home office

Le travail en home office est de plus en plus populaire auprès des employés. Les employeurs y voient eux aussi un énorme potentiel. Le bureau à domicile permet d’une part d’aménager le travail de manière flexible quant au lieu, et d’autre part d’augmenter la productivité et la qualité de vie des collaborateurs. On oublie cependant souvent que le travail à domicile soulève différentes questions juridiques. Les explications suivantes fournissent un aperçu des principaux aspects juridiques du travail en home office et indiquent comment en tenir compte.

Quels sont les aspects juridiques dont il faut tenir compte lors du travail en home office ?

Introduction du travail en home office

En l’absence de modalités contractuelles autres, l’employé n’est juridiquement pas autorisé à travailler à domicile. L’employeur ne peut disposer du travail en home office qu’en situation exceptionnelle (travaux dans les bureaux p.ex.). Ce mode de travail particulier implique un degré élevé de confiance, d’autodiscipline et de motivation de la part des employés. Il est de ce fait conseillé d’en fixer les modalités par écrit.

Accord sur les frais

A. Outils et matériel de travail

L’employeur peut obliger l’employé par contrat à mettre à disposition ses propres outils (ordinateur portable, imprimante, meubles de bureau, etc.) et ses propres consommables (papier, cartouches d’imprimante, supports de données, etc.) pour le travail en home office, et ce, sans Indemnisation. Si l’employeur omet de prévoir un tel contrat, il est tenu par la loi de verser à l’employé une indemnisation appropriée pour les outils et le matériel de travail utilisés.

B. Frais généraux (remboursement des frais)

Contrairement au remboursement des dépenses occasionnées par les outils et le matériel de travail, les frais généraux doivent obligatoirement être remboursés par l’employeur. Il est interdit de les transférer par contrat à l’employé. Cela suppose toutefois que les dépenses occasionnées sont réellement nécessaires pour l’activité professionnelle exercée. Il est donc déterminant de savoir pourquoi quelqu’un travaille en home office. Si un employé désire travailler à son domicile alors que l’employeur met à sa disposition un poste de travail au bureau, il n’aura pas droit à une indemnisation financière. La situation est en revanche différente s’il n’y a pas de poste de travail ou si le poste de travail n’est pas adéquat et que l’employé est de ce fait contraint de travailler en home office. Dans ce cas, l’employeur s’engage à participer aux frais relatifs au local (loyer, électricité, chauffage) et autres dépenses (frais de communication, Internet, etc.).

Travail en home office à l’étranger

Si un employé de nationalité allemande employé dans une entreprise en Suisse souhaite par exemple travailler régulièrement en home office dans son pays de résidence, à savoir en Allemagne, ceci peut avoir des conséquences financières importantes. Si le travail en home office effectué en Allemagne est supérieur à 25 %, l’employé sera traité, du point de vue des assurances sociales, comme s’il exécutait son activité uniquement dans son pays de résidence. Par conséquent, toutes les cotisations sociales devront être versées en Allemagne. Si l’employeur suisse veut éviter de subir des conséquences financières généralement défavorables (cotisations sociales plus élevées, travail administratif plus important, charges sur salaires supplémentaires), le temps de travail passé en home office stipulé dans le contrat doit être inférieur à 25 %, c’est-à-dire limité à un jour par semaine au maximum.

Protection de la santé et obligation de saisir le temps de travail

L’employeur est par ailleurs obligé d’assurer la protection de la santé de l’employé quand ce dernier travaille à domicile. Bien souvent, l’employé peut aménager son travail en home office de manière flexible. Cependant, les directives en matière de temps de travail et de repos (interdiction de travailler la nuit et le dimanche p.ex.) doivent être scrupuleusement respectées. Le temps de travail en home office doit être minutieusement consigné (début et fin du temps de travail, pauses, etc.), dans la mesure où aucun autre accord n’a été passé sur la saisie du temps de travail. L’employé en home office ne pouvant pas être contrôlé par son employeur, il doit être informé des dispositions impérativesqu’il est conseillé de résumer dans un règlement.Il convient aussi de fixer les conditions contraignantes que doit présenter l’environnement de travail privé. Il est aussi utile de rassembler des informations, notamment sur l’aménagement du poste de travail à domicile (sur la pièce et le mobilier p.ex.).

Responsabilité

Contrairement à une activité exercée dans les locaux de l’employeur, le travail en home office modifie la situation de la responsabilité. L’employé exécute ses tâches professionnelles dans un environnement orienté en premier lieu sur les besoins privés. Il est donc impératif de définir concrètement les tâches qui peuvent être effectuées à l’extérieur de l’entreprise et comment gérer les données et les documents sensibles.

Perturbations de fonctionnement

Bien que l’employé mette généralement lui-même à disposition l’infrastructure de travail requise, sa responsabilité juridique ne s’en trouve pas étendue. L’employeur organise son exploitation sous la forme du travail en home office. En cas de perturbations (interruption de la communication, panne de courant, etc.) qui ne relèvent pas de la responsabilité de l’employé, l’employeur doit supporter les risques inhérents (notamment l’obligation de maintenir le paiement du salaire même en l’absence de travail).

Recommandations

Il convient en premier lieu de vérifier si les contrats de travail et règlements existants dans l’entreprise réglementent convenablement le travail en home office. Il est recommandé de fixer par écrit, dans un règlement à part, les modalités de travail en home office. Dans le cas contraire, cela peut avoir différentes conséquences fâcheuses pour l’employeur, telles que l’infraction à la législation sur le travail (contravention à l’interdiction de travailler la nuit et le dimanche, documentation incomplète du temps de travail), le remboursement insuffisant des frais, l’obligation de maintenir le paiement du salaire même en l’absence de travail (en cas de perturbation de l’exploitation), obligation de verser la contribution sociale à l’étranger en cas de travail transfrontalier en home office, etc.