Quels outils pour collaborer de manière intelligente et agile?

Télétravail, coworking, horaires souples ou travail à temps partiel, les modalités d’organisation favorisant un équilibre entre vies professionnelles et personnelles ne manquent pas. Ces changements représentent toutefois un défi important pour les entreprises, il est donc important de bien s’organiser pour éviter que les arrangements de travail flexibles soient remis en question par une mauvaise préparation.

Dans cet article, nous passons en revue les meilleurs instruments pour une collaboration efficace. Bien entendu, si ces outils permettent de travailler à distance de façon productive, ils peuvent également être utilisés dans un cadre de travail classique.

Gestion de projet

Les meilleurs logiciels de gestion de projets décentralisés sont tous dans le cloud, ce qui permet d’y accéder à tout moment de de n’importe où. La plupart permettent de centraliser les documents liés au projet, ainsi que de situer dans le temps les tâches faites et à faire pour conserver une bonne vue d’ensemble du projet.

Trello

Il existe un grand nombre de bons logiciels de gestion de projet décentralisés. Un des plus connus est certainement Trello, qui doit son succès à sa présentation originale, sa facilité d’accès, et son intégration de nombreuses applications externes. Une autre app, Monday, est plus organisée et centrée sur des projets inscrits dans une frise chronologique.

Communication

Pour la communication au sein d’une équipe, il est crucial de trouver le bon outil pour remplir au moins trois tâches: pouvoir communiquer directement via le meilleur medium, avoir accès aux échanges à postériori et pouvoir rapidement échanger des documents. Idéalement, ces fonctionnalités devraient pouvoir être utilisées en groupe ou en communication directe.

Dans la pratique, Slack s’est imposé dans les agences numériques depuis un certain temps et gagne rapidement du terrain dans d’autres domaines. Ce logiciel, qui demande un temps d’adaptation pour une utilisation correcte, est idéal pour le travail d’équipe décentralisé. Voici un tutoriel sur Slack. Une bonne alternative à Slack pourrait être Twist.

Slack

Bien sûr, il est aussi possible d’utiliser des outils de messagerie plus classiques, comme WhatsApp ou Telegram, si cela suffit à remplir toutes les tâches nécessaires en matière de communication.

Gestion de documents

Le partage et la gestion de documents digitaux fait partie du quotidien de toute personne travaillant avec un ordinateur. Toutefois, lorsque le contact est moins fréquent, il est nécessaire d’organiser au mieux les documents et de les partager de façon sûre.

Pour cela, des applications comme Sharepoint ou Dropbox sont déjà largement utilisées dans les entreprises suisses, tout comme Google Drive. Ces outils permettent notamment d’être plusieurs à intervenir sur le même fichier, ce qui se révèle très pratique lors de meetings à distance.

Sécurité

Pour toutes ces utilisations, quel que soit l’outil choisi, il est vital de ne pas prendre la sécurité à la légère. Il est donc recommandé de choisir des applications hébergeant les données en Suisse et garantissant une sécurité optimale. Pour des données sensibles, dans le cadre d’un travail à distance, il est important d’utiliser un VPN sécurisé pour éviter le vol de données.

En conclusion, il convient d’être attentif au choix de ses outils lorsqu’on se prépare à travailler de façon flexible si on veut rester efficace et véritablement profiter d’un meilleur équilibre entre vies privées et professionnelles.

 

Auteur

Mirko Humbert est graphiste, développeur web et blogueur. Il contribue au comité de la Swiss Tech Association, une association qui fait la promotion d’une utilisation intelligente de la technologie dans les entreprises et startups suisses.