Du travail flexible au Smart Working

Quels sont les moyens pour implémenter ces nouvelles méthodes de travail? Y-a-t-il un modèle type qui puisse convenir à toute entreprise? Quelles étapes doivent accompagner cette transition pour s’accorder sur une approche qui est en phase avec les besoins des collaborateurs et les enjeux sociétaux d’aujourd’hui? Voici quelques pistes. 

Qu’est-ce que le Smart Working? 

Il s’agit de mettre en cohérence les aspects déterminants de l’environnement de travail tels que l’espace physique, la technologie et la culture de l’entreprise pour en faire un outil stratégique et un levier de performance et d’attractivité pour l’entreprise. L’espace de travail doit avant tout être un lieu qui génère des interactions et qui favorise la créativité et l’innovation. Pour cela, on met en place des agencements multifonctionnels qui invitent à une mixité d’usages dans un environnement nomade, connecté et flexible qui offre la possibilité de travailler à l’heure la plus propice de la journée et à l’endroit le plus adéquat. Dans ce contexte, les rapports hiérarchiques changent; les dimensions sociologique et psychologique doivent être prises en compte et faire l’objet d’un accompagnement de façon à cultiver l’autonomie et la responsabilité qui est offerte aux collaborateurs. 

Un projet multidisciplinaire  

Un projet Smart Working est un véritable projet d’entreprise avec de multiples facettes. L’organisation de l’espace doit être parfaitement adaptée aux besoins des collaborateurs de manière à supporter pleinement leurs activités. Des lieux de rencontre doivent être prévus pour échanger de manière formelle ou informelle et faire converger des flux qui, autrement, ne se mélangeraient pas. Un plan de digitalisation robuste multipliera la collaboration et optimisera la gestion du temps de travail.  L’environnement physique regagne alors en importance car il devient l’endroit de reconnexion nécessaire pour créer un sentiment de communauté. 

Tous ces aspects sont interdépendants et aucun ne doit être minimisé pour le succès d’un tel projet. L’implémentation du concept doit être envisagé dans un contexte d’évolution et d’adaptation continue. La difficulté est de défier en permanence les croyances et la nécessité de travailler «comme on l’a toujours fait».  

Il s’agira notamment de:  

• Mener une analyse approfondie des besoins et des fonctionnements, une étude de faisabilité technique et un inventaire mobilier et technologique de l’entreprise 

• Mener des projets pilotes dans un environnement limité et avec des équipes spécifiquement sélectionnées mais sur un laps de temps qui permettra de mesurer suffisamment la faisabilité du projet global et ses opportunités 
• Établir et documenter des processus clairs sur la façon dont ces nouvelles méthodes de travail vont s’appliquer au sein de l’entreprise 
• Visiter et partager les expériences d’entreprise tierce ayant vécu une transformation semblable 
• Définir les rôles et responsabilités qui sont attribués à chaque collaborateur, manager et département impliqué (RH, IT...) pour faire du projet un succès 
• Établir un plan de communication afin de créer un climat favorable, ainsi qu’un plan d’accompagnement qui permettra à chacun de prendre conscience des enjeux du projet et de s’imprégner des nouvelles méthodes de travail 

• Mettre en place des outils de mesure de la productivité, des performances et des économies encourues 

Le cycle du Smart Working 

Une fois le concept lancé, il s’agit de le pérenniser en considérant cette transformation non pas comme un projet unique, mais comme un processus qui doit s’adapter et se développer de façon continue. Il conviendra de réévaluer sans cesse les objectifs et les besoins de manière à répondre favorablement aux changements qu’affronte l’entreprise. Les exigences et attentes deviennent alors sources d’inspiration pour créer des environnements qui offrent la meilleure expérience de travail.

Le Smart Working est une transformation profonde qui implique de mettre l’humain au centre des préoccupations, en s’efforçant d’aligner les dimensions technologique, culturelle et stratégique de l’entreprise.