Déclaration relative à la protection des données

La déclaration ci-après relative à la protection des données s’applique à l’utilisation de notre offre en ligne www.work-smart-initiative.ch (ci-après: «site web»). Nous attachons une grande importance à la protection des données. Lors du traitement et de la collecte de vos données à caractère personnel, nous respectons les dispositions sur la protection des données en vigueur, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD).

1 Responsable du traitement

Est responsable de la collecte, du traitement et de l’utilisation de vos données à caractère personnel au sens de l'article 4 chiffre 7 RGPD l’initiative Work Smart, Alexandra Kühn, c/o Witzig The Office Company AG, Würzgrabenstrasse 5, 8048 Zürich, alexandra.kuehn@work-smart-initiative.ch. Si vous souhaitez vous opposer totalement ou ponctuellement à ce que nous collections, traitions ou utilisions vos données conformément aux présentes dispositions sur la protection des données, vous pouvez adresser votre opposition à la responsable du traitement. Vous pouvez enregistrer et imprimer en tout temps la présente déclaration relative à la protection des données.

2 Finalités générales du traitement des données

Nous utilisons des données à caractère personnel pour l’exploitation du site web, l’envoi de newsletters et des prises de contact ponctuelles en lien avec les activités de l’association. Les données traitées sont enregistrées aux lieux ci-après:

3 Nature des données utilisées et motif d’utilisation

3.1 Hébergement

Les prestations d’hébergement auxquelles nous avons recours visent à fournir les prestations suivantes: infrastructure et plateforme, capacité de calcul, espace de stockage et banque de données, prestations de sécurité et de maintenance technique dont nous nous servons pour l’exploitation du site web. Dans ce contexte, le fournisseur d’hébergement et nous-mêmes traitons des données d’inventaire, de contact, de contenu et d’utilisation, des données contractuelles, des métadonnées et des données de communication de clients, de personnes intéressées et de visiteurs du présent site web sur la base de nos intérêts légitimes à la mise à disposition efficace et sûre de notre site web conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f RGPD en relation avec l'article 28 RGPD.

3.2 Données d’accès

Nous collectons des informations sur vous dès lors que vous utilisez le présent site web. Nous saisissons automatiquement des informations concernant votre comportement d’utilisation et votre interaction avec nous et enregistrons des données relatives à votre ordinateur ou à votre appareil mobile. Nous collectons, enregistrons et utilisons des données correspondant à chaque accès à notre site web («fichiers journal»). Les données d’accès comprennent les informations suivantes:

  • nom et URL du fichier consulté;
  • date et heure de la consultation;
  • annonce d’aboutissement de la requête (HTTP response code);
  • quantité de données transmises;
  • type et version du navigateur;
  • système d’exploitation;
  • URL du référent (le site visité auparavant);
  • sites web consultés par le système de l’utilisateur par l’intermédiaire de notre site web;
  • fournisseur d'accès Internet de l’utilisateur;
  • adresse IP et fournisseur d'accès émettant la requête.

Nous exploitons ces données de journalisation sans identifier votre personne et sans élaborer de profil quelconque à des fins statistiques permettant d’exploiter notre site web, d’en assurer la sécurité et de l’optimiser, mais aussi pour effectuer la saisie anonyme du nombre de visiteurs sur notre site web (fréquentation) ainsi que pour analyser l’étendue et l’utilisation de notre site et de nos services web, ainsi qu’à des fins de facturation, afin de calculer le nombre de clics reçus par nos partenaires de coopération. Ces informations nous permettent de fournir des contenus personnalisés et localisés, d’analyser le trafic des données, de chercher les erreurs et d'y remédier, et d'améliorer nos services. Ces fins déterminent nos intérêts légitimes en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point f) RGPD. Nous nous réservons le droit d'examiner ultérieurement les données de journalisation en cas de soupçon légitime d’utilisation illicite, reposant sur des éléments concrets. Nous conservons les adresses IP dans les fichiers journaux pendant une durée limitée si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, pour fournir nos services ou pour facturer un service, par exemple si vous utilisez l’une de nos offres. Nous effaçons l’adresse IP lorsque celle-ci n’est plus nécessaire à des fins de sécurité. Nous enregistrons également les adresses IP si nous avons un soupçon concret d’infraction pénale en lien avec l’utilisation de notre site web. Nous enregistrons également la date de votre dernière visite dans votre compte (par exemple lors de l’inscription, de la connexion, de clics sur des liens, etc.).

3.3 Cookies

Nous utilisons des cookies de session pour optimiser notre site web. Un cookie de session est un petit fichier texte envoyé par un serveur lors de la visite d’un site Internet qui est enregistré temporairement sur le disque dur de votre ordinateur. Ce fichier contient un identificateur de session, lequel permet d’attribuer plusieurs requêtes de votre navigateur à la session commune. Votre ordinateur peut ainsi être reconnu lorsque vous revenez sur notre site internet. Ces cookies sont supprimés dès lors que vous fermez votre navigateur. Nous utilisons également dans une faible mesure des cookies persistants (également de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre terminal), lesquels demeurent sur votre terminal et nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite. Ces cookies sont stockés sur le disque dur de votre ordinateur et sont automatiquement supprimés à l’issue de la durée spécifiée. Leur durée de vie est d’un mois à dix ans. Nous pouvons ainsi vous présenter nos offres d’une manière plus conviviale, plus efficace et plus sûre et, par exemple, afficher sur le site des informations spécifiquement adaptées à vos intérêts. L’intérêt légitime au sens de l'article 6, paragraphe 1, point f RGPD que nous poursuivons en utilisant des cookies est l’augmentation de la convivialité, de l’efficacité et de la sécurité de notre site web.
Les cookies contiennent par exemple les données et informations suivantes:

  • informations de connexion;
  • paramètres de la langue;
  • termes de recherche saisis;
  • informations sur le nombre de consultations de notre site web ainsi que sur l’utilisation de ses différentes fonctions.

Sont intégrés des plugins de partage de Facebook et de Twitter, lesquels enregistrent également des cookies. Des cookies de Google Analytics et de Youtube sont également liés avec le site web. Lorsque le cookie est activé, un numéro d’identification lui est attribué. Vos données à caractère personnel ne sont pas associées à ce numéro d’identification. Votre nom, votre adresse IP ou des données similaires qui permettraient de faire le rapprochement entre le cookie et votre personne ne sont pas placés dans le cookie. Les cookies nous donnent seulement des informations pseudonymisées, par exemple sur les pages qui ont été visitées ou sur les offres qui ont été vues. Vous pouvez paramétrer votre navigateur de manière à être préalablement informé de la création de cookies et à pouvoir décider si vous voulez refuser les cookies dans certains cas particuliers ou en général, ou empêcher totalement la création de cookies, ce qui peut restreindre la fonctionnalité du site web.

Directive sur les cookies

3.4 Données permettant l’exécution de nos obligations contractuelles

Nous traitons les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour remplir nos obligations contractuelles, telles que le nom, l’adresse, l’adresse courriel et les données de facturation et de paiement. La collecte de ces données est nécessaire à la conclusion du contrat. Les données sont effacées après l’expiration des délais de garantie et des délais de conservation légaux. Les données associées à un compte utilisateur (voir ci-dessous) sont dans tous les cas conservées pendant toute la durée de gestion de ce compte. Le fondement juridique du traitement de ces données est l’article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point b RGPD, ces données étant nécessaires à l’exécution de nos obligations contractuelles envers vous.

3.5 Newsletter

Les données demandées dans le processus d’inscription à la newsletter sont nécessaires pour l’abonnement à la newsletter. L’inscription à la newsletter est journalisée. Après l’inscription, vous recevez, à l’adresse courriel indiquée, un message qui vous prie de confirmer l’inscription (« double opt-in »). Cette mesure est nécessaire afin d’empêcher des tiers de s’inscrire avec votre adresse courriel. Vous pouvez en tout temps révoquer votre consentement à l’envoi de la newsletter et, donc, vous désabonner de la newsletter.
Nous conservons les données d’inscription tant qu’elles sont nécessaires pour l’envoi de la newsletter. Nous conservons la journalisation de l’inscription et l’adresse d’envoi tant qu’il existe un intérêt à la preuve du consentement donné à l’origine. En général, cette durée correspond aux délais de prescription des prétentions de droit civil, soit trois ans au plus.
Le fondement juridique de l’envoi de newsletter est votre consentement (article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point a RGPD en relation avec l’article 7 RGPD et avec l’article 7, alinéa 2, chiffre 3 de la loi allemande contre la concurrence déloyale. Le fondement juridique de la journalisation de l’inscription est notre intérêt légitime à la preuve de votre consentement à l’envoi. Vous pouvez en tout temps annuler votre abonnement sans supporter d’autres coûts que les coûts de transmission selon les tarifs de base. A cet effet, il suffit de nous faire parvenir un message sous forme de texte (par exemple par courriel ou par lettre) aux données de contact figurant au chiffre 1. Il va de soi que vous trouverez un lien de désabonnement dans chaque newsletter.

3.6 Contact par courriel

Si vous nous contactez (par formulaire de contact ou par courriel par exemple), nous utilisons vos données pour traiter votre demande ou pour répondre à d’éventuelles questions consécutives. Le fondement juridique du traitement des données nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou, si vous êtes déjà notre client, à l'exécution du contrat est l’article 6, paragraphe 1, aliéna 1, point b RGPD. Nous ne traitons d’autres données à caractère personnel que si vous y consentez (article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point a RGPD) ou si nous avons un intérêt légitime à traiter vos données (article 6, paragraphe 1, point f RGPD). Répondre à votre courriel constitue par exemple un intérêt légitime.

4 Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse web de Google Inc. («Google»). Google Analytics utilise des cookies, des fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur qui permettent d’analyser votre utilisation du site web. Les informations concernant l’utilisation du présent site web par les visiteurs générées par les cookies sont généralement transmises à un serveur de Google aux États-Unis et y sont enregistrées. Nous y avons également un intérêt légitime selon l’article 6, paragraphe 1, point f RGPD.


Google a adhéré à l’accord sur le bouclier de protection des données conclu entre l’Union européenne et les États-Unis et s’est certifié en vertu de cet accord. Ainsi, Google s’engage à respecter les normes et réglementation de la législation européenne en matière de protection des données. Vous obtiendrez de plus amples informations en cliquant sur le lien suivant:
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active.


Sur le présent site web, nous avons activé l’anonymisation des adresses IP («anonymizelp»). Votre adresse IP sera ainsi préalablement tronquée par Google à l’intérieur des États membres de l’Union européenne ou dans d’autres États ayant adhéré à l’accord sur l’Espace économique européen. L’adresse IP complète n’est transmise à un serveur de Google aux États-Unis avant d’y être tronquée que dans des cas exceptionnels. À notre demande, Google utilise ces informations pour analyser votre utilisation du site web, pour établir des rapports au sujet des activités sur le site web et pour nous fournir d’autres services en lien avec l’utilisation du site web et d’Internet.
L’adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics n’est pas associée à d’autres informations de Google. Le paramétrage de votre navigateur vous permet d’empêcher l’enregistrement de cookies, mais nous attirons votre attention sur le fait que, dans un tel cas, il ne vous sera peut-être pas possible d’utiliser pleinement toutes les fonctions du présent site web. Vous pouvez également empêcher la transmission des données générées par les cookies et liées à votre utilisation du site web (dont votre adresse IP) et le traitement de ces données par Google en téléchargeant et en installant le module complémentaire de navigateur disponible sous le lien suivant: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

5 Durée de conservation

Sauf indication contraire, nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs poursuivis. Dans certains cas, la loi impose de conserver les données à caractère personnel, notamment dans le domaine du droit fiscal ou commercial. Dans de tels cas, nous ne stockerons les données qu’à ces fins légales, mais elles ne seront pas traitées d’une autre manière et seront effacées après l’expiration de la période de conservation légale.

6. Vos droits en tant que personne concernée par le traitement des données

Les lois en vigueur vous donnent plusieurs droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez faire valoir ces droits, veuillez envoyer votre demande par courriel ou par courrier à l'adresse indiquée au chiffre 1, en vous identifiant clairement. Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble de vos droits.

6.1 Droit à la confirmation et droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir des renseignements clairs sur le traitement de vos données à caractère personnel. Plus précisément, vous avez le droit d’obtenir à tout moment une confirmation de notre part que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées. Si elles le sont, vous avez le droit d’accéder gratuitement à vos données à caractère personnel enregistrées ou d’en obtenir une copie. De plus, il existe un droit aux informations suivantes:

  1. les finalités du traitement;
  2. die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
  3. les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires établis dans des pays tiers ou les organisations internationales;
  4. lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée;
  5. l'existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l'effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant, ou du droit de s'opposer à ce traitement;
  6. le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle;
  7. lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de vous, toute information disponible quant à leur source;
  8. l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l'article 22, paragraphes 1 et 4 RGPD, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour vous. Lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, vous avez le droit d’être informé des garanties appropriées, en vertu de l'article 46 RGPD, en ce qui concerne ce transfert.

6.2 Droit de rectification

Vous avez le droit d'obtenir de nous que les données à caractère personnel vous concernant soient rectifiées ou, le cas échéant, complétées. Plus précisément, vous avez le droit d’obtenir de nous, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

6.3 Droit à l'effacement («droit à l’oubli»)

Dans un certain nombre de cas, nous avons l’obligation de supprimer les données à caractère personnel vous concernant. Plus précisément, en vertu de l’article 17, paragraphe 1 RGPD, vous avez le droit d’obtenir de nous l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant et nous avons l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l'un des motifs suivants s'applique:

  1. les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière;
  2. vous retirez le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a RGPD ou à l'article 9, paragraphe 1, point a RGPD et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement;
  3. vous vous opposez au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 RGPD et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 2 RGPD;
  4. les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite;
  5. les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union ou par le droit des États membres auquel nous sommes soumis;
  6. les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information visée à l'article 8, paragraphe 1 RGPD.

Lorsque nous avons rendu publiques les données à caractère personnel et que nous sommes tenus de les effacer en vertu de l’article 17, paragraphe 1 RGPD, nous prenons, compte tenu des technologies disponibles et des coûts de mise en œuvre, des mesures raisonnables, y compris d'ordre technique, pour informer les responsables du traitement qui traitent ces données à caractère personnel que vous avez demandé qu’ils effacent tout lien vers ces données à caractère personnel, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

6.4 Droit à la limitation du traitement

Dans différents cas, vous avez le droit d’obtenir de notre part la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Plus précisément, vous avez le droit d'obtenir de notre part la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique:

  1. l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par vous-même, pendant une durée nous permettant de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel;
  2. le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et exigez à la place la limitation de leur utilisation;
  3. nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice;
  4. vous vous êtes opposé au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 RGPD pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par notre entreprise prévalent sur les vôtres.

6.5 Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir, de transmettre ou de faire transmettre par nos soins les données à caractère personnel vous concernant dans un format lisible par machine. Plus précisément, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que nous y fassions obstacle, lorsque le traitement est fondé sur le consentement en application de l'article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point a RGPD ou de l'article 9, paragraphe 2, point a RGPD, ou sur un contrat en application de l'article 6, paragraphe 1, point b RGPD et que le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés. Lorsque vous exercez votre droit à la portabilité des données en application de l’article 20 paragraphe 1 RGPD, vous avez le droit d'obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement de nous à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

6.6 Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à un traitement licite des données à caractère personnel vous concernant lorsque votre situation particulière le justifie à moins que nos intérêts au traitement ne prévalent. Plus précisément, vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, points e ou f RGPD, y compris un profilage fondé sur ces dispositions. Nous ne traiterons plus les données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques en application de l'article 89, paragraphe 1 RGPD, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

6.7 Décision individuelle automatisée, y compris le profilage

Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Une décision automatisée ne peut être fondée sur les données à caractère personnel collectées.

6.8 Droit de révoquer le consentement fondé sur le droit de la protection des données

Vous avez le droit de révoquer à tout moment votre consentement au traitement des données personnelles.

6.9 Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, à votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si vous considérez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant est illicite.

7 Sécurité des données

Nous mettons tout en œuvre pour assurer la sécurité de vos données dans le cadre des lois applicables en matière de protection des données et aux moyens techniques. Vos données personnelles nous sont transmises sous forme cryptée. C’est le cas pour vos commandes et, aussi, pour l’ouverture de session clients. Nous utilisons le système de codage SSL (Secure Socket Layer), mais attirons toutefois votre attention sur le fait que la transmission des données sur Internet (par exemple lors de la communication par courriel) peut présenter des failles en matière de sécurité. Aucune protection absolue des données contre les accès de tiers n’est possible. Pour sécuriser vos données, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformément à l’article 32 RGPD, que nous adaptons en permanence à l’état des connaissances technologiques. En outre, nous ne garantissons pas que notre offre sera disponible en permanence: des perturbations, interruptions ou pannes ne peuvent être exclues. Les serveurs que nous utilisons sont régulièrement sécurisés avec soin.

8 Transmission de données à des tiers, pas de transferts de données à des pays non membre de l’UE

En principe, nous n’utilisons vos données à caractère personnel qu’au sein de notre entreprise. Le cas échéant, les tiers que nous faisons participer à l’exécution de contrats (tels que des fournisseurs de services logistiques) ne reçoivent des données à caractère personnel que dans la mesure où leur communication est nécessaire pour assurer la prestation correspondante. Dans le cas où nous externalisons certaines parties du traitement des données («sous-traitance»), nous obligeons contractuellement les sous-traitants à n’utiliser des données personnelles qu’en conformité avec les lois sur la protection des données et à garantir la protection des droits de la personne concernée. Nous ne transmettons pas et n’envisageons pas de transmettre des données à des services ou à des personnes hors de l’Union européenne, à l’exception du cas mentionné au chiffre 4 de la présente déclaration.

9 Déléguée à la protection des données

Si vous avez des questions ou des doutes quant à la protection des données, veuillez contacter notre déléguée à la protection des données:

Initiative Work Smart
Alexandra Kühn
c/o Witzig The Office Company AG
Würzgrabenstrasse 5
8048 Zürich
alexandra.kuehn@work-smart-initiative.ch